Merancang “Sebuah Seminar atau Pelatihan”
Bagi yang telah terbiasa, maka merancang sebuah
pelatihan atau seminar merupakan kegiatan sehari-hari. Namun bagaimana agar
seminar atau pelatihan tersebut laku dijual dan bermanfaat bagi para
partisipan? Bagi sebuah provider yang bergerak di bidang pelatihan,
merancang seminar atau pelatihan didasarkan atas kebutuhan masyarakat. Siapa
partisipan yang diharapkan akan tertarik untuk datang ke
Seminar atau Pelatihan tersebut?
Agar
program seminar atau pelatihan dapat berjalan lancar, ada beberapa hal yang
perlu mendapat perhatian.
1. Tetapkan
segmen peserta yang akan dijadikan target seminar atau pelatihan
Menentukan siapa kriteria peserta yang mengikuti
pelatihan adalah untuk memudahkan menyesuaikan materi seminar atau pelatihan,
dengan harapan atau kebutuhan para peserta. Kriteria peserta juga akan
memudahkan untuk melihat apakah suatu seminar dirancang untuk pengenalan,
awareness, atau spesifik pada bidang pekerjaan tertentu. Misalnya,
pelatihan untuk auditor, maka para peserta adalah orang-orang yang
berkecimpung di bidang audit, dan ini akan berbeda bilamana para peserta
merupakan campuran dari bidang-bidang yang lain, seperti funding,
treasury dan lain-lain
2. Materi
yang akan diberikan untuk seminar atau pelatihan
Pada umumnya penyusunan materi diawali dari
strategi, filosofi, agar para peserta memahami latar belakang sejak dari awal.
Apabila para peserta telah dipilih mempunyai persyaratan tertentu, misalnya
pendalaman tentang pembiayaan sindikasi, maka dalam pelatihan lebih
banyak dilakukan pembahasan kasus, dan langsung pada sasaran. Kriteria para
peserta tentu saja adalah orang-orang yang telah mempunyai pengalaman di bidang
perkreditan, serta memahami hukum perkreditan.
3. Siapa
pengajar atau pembicara dalam seminar atau pelatihan tersebut
Pengajar yang dipilih tergantung dari tujuan
seminar atau pelatihan, apakah seminar/pelatihan dimaksudkan untuk lebih
memahami kebijakan yang dikeluarkan oleh institusi tertentu, atau
seminar/pelatihan dimaksudkan agar para peserta dapat langsung menerapkan
hasilnya dilapangan.
4.
Metodologi seminar atau pelatihan
Bisa berupa
ceramah, diskusi interaktif, role play, studi kasus, dsb nya
Jenis
pelatihan:
- In house training, seminar, workshop
- Pendidikan Pengembangan
Pendidikan
pengembangan bagi seorang staf yang direncanakan suatu saat
akan menjadi Pimpinan, maka pelatihan yang diberikan dapat dibagi
menjadi:
- Pendidikan yang bersifat
ketrampilan, atau meningkatkan skill sesuai kebutuhan bagi
seorang banker
- Pendidikan yang bersifat konseptual, sehingga
nantinya diharapkan para Staf terlatih untuk bisa melihat secara aktif filosofi
dari setiap materi pelatihan yang diberikan, yang membuat seorang Staf dapat
memahami dan mencari jalan keluar setiap permasalahan yang ada dalam
pekerjaannya
- On the job training, disini Staf
dilatih langsung untuk mengikuti praktek dilapangan, serta melihat titik risiko
dari setiap operasional di unit kerja
5.
Biaya seminar atau pelatihan
Untuk bisa menentukan berapa biaya sebuah
seminar atau pelatihan, maka harus dibuat budget plan untuk setiap
proyek, sehingga kita bisa membuat rencana berapa pemasukan yang akan
diterima serta biaya yang harus dikeluarkan. Kita juga harus bisa melihat
berapa harga pesaing kita di pasar. Harga yang terlalu rendah, akan dianggap penyelenggara
seminar kurang bonafide, di satu sisi jika terlalu mahal juga tak ada
yang berminat.
Biaya seminar antara lain terdiri dari::
- Venues & Accomodation
- Honor speakers or instruktur
- Token of appreciation
- Media Partner
- Certificate & Seminar Kit
- SPG, transport dll
Pemasukan,
antara lain diperoleh dari:
- Pembayaran dari participants
- Sponsorship
6. Tempat
pelaksanaan
Tempat seminar atau pelatihan dapat diadakan di hotel,
di tempat klien (jika berupa in house training), namun pada
umumnya merupakan tempat yang dianggap layak, dan sarana serta prasarana
nya sesuai dengan tujuan penyelenggaraan seminar atau pelatihan dimaksud.
Pada akhirnya, keberhasilan sebuah seminar atau
pelatihan adalah bagaimana cara kita mengolah materi seminar atau
pelatihan, siapa pembicaranya, dan kepada siapa seminar atau pelatihan tersebut
akan ditawarkan. Koordinasi dan quality control antara bagian
pengkajian/pembuatan materi, pemilihan pembicara, dan marketing sangat penting
karena menjadi satu kesatuan untuk mendukung kesuksesan penyelenggaraan sebuah
seminar atau pelatihan. Dan tentu saja, topik yang diangkat dalam seminar atau
pelatihan hendaknya topik yang memang sedang dibutuhkan oleh orang banyak,
sehingga seminar/pelatihan tersebut dipadati peserta. Atau topiknya terbatas
pada kalangan tertentu, yang saat ini harus menyesuaikan dengan
peraturan, seperti Risk Management, yang unuk kalangan Perbankan harus
sesuai standard Basel II.
Mengapa setiap jenis usaha memerlukan SOP?
SOP atau Standard Operating Procedure,
adalah sistem yang disusun untuk memudahkan, merapihkan dan menertibkan
pekerjaan. Sistem ini berisi urutan proses melakukan pekerjaan dari awal sampai
akhir. Perusahaan yang telah memahami kebutuhan suatu standar acuan, agar para
karyawan dapat memahami dan melakukan tugasnya sesuai standar yang digariskan
perusahaan, menyadari akan pentingnya pembuatan SOP ini. Bahkan perusahaan juga
membuat SOP untuk produk yang dikeluarkan oleh perusahaan tersebut, agar
konsumen dapat mengetahui cara untuk menggunakan produk tersebut tanpa salah.
1. Kapan sebaiknya SOP
dibuat?
Sebaiknya pembuatan SOP dilakukan pada
saat perusahaan mulai beroperasi. Hal ini penting, agar setiap jajaran orang
yang bekerja di perusahaan memahami posisinya, serta tanggung jawab
masing-masing. SOP ini juga mengatur peranan masing-masing manajemen yang
memimpin perusahaan, agar tugas dan tanggung jawabnya tidak rancu, peran
manajemen satu dengan lainnya. SOP bersifat unik, serta berbeda antara
perusahaan satu dengan perusahaan lainnya. SOP yang digunakan untuk industri,
berbeda dengan perusahaan jasa, juga berbeda dengan perusahaan yang bergerak di
lembaga keuangan.
2. Berapa waktu
yang dibutuhkan dalam menyusun SOP?
Waktu yang dibutuhkan untuk menyusun SOP
sangat bervariasi, tergantung dari besarnya perusahaan, serta apakah perusahaan
mempunyai berbagai cabang di seluruh Indonesia atau bahkan di luar negeri.
Untuk perusahaan yang masih kecil dan sederhana, penyusunan SOP dapat lebih
singkat waktunya.
Selain mengenal operasi perusahaan secara
detail, kita juga harus mengenal siapa konsumen perusahaan, siapa pemasoknya.
Untuk perbankan, kita harus mengenal, berapa jenis simpanan yang masuk ke
Perbankan, serta produk apa saja yang dipunyai sebuah Bank, berapa unit kerja
Bank tersebut, dana yang diperoleh akan untuk membiayai apa saja agar
sesuai tujuan penyaluran dana tersebut, serta mendapatkan hasil, bagaimana
mengatur agar antara funding dan lending bisa match, dan sebagainya.
Masing-masing unit usaha yang merupakan profit center dari Bank harus
mempunyai SOP tersendiri, begitu juga unit kerja yang melakukan pelayanan,
seperti SOP untuk Logistik (sering disebut Kebijakan Umum
Logistik).
3. Apa saja yang perlu
diketahui dalam menyusun SOP?
Untuk menyusun SOP perusahaan, maka harus
dipahami apa Visi dan Misi perusahaan tersebut, budaya kerja yang ada di
perusahaan, dan alur pekerjaan yang ada di perusahaan (bagi perusahaan besar,
maka alur pekerjaan di masing-masing unit operasional akan berbeda-beda).
Sebagai contoh: untuk menyusun SOP perkreditan suatu Bank, maka kita
harus memahami Kebijakan Umum Perkreditan (KUP) Bank tersebut, yang antara lain
berisi: i) Prinsip Kehati-hatian. ii) Organisasi dan Manajemen Perkreditan.
iii) Kebijakan Persetujuan Kredit. iv) Pembinaan dan Pengawasan.v) Pengelolaan
Kredit Bermasalah.
Berapa banyak SOP perkreditan yang
dipunyai oleh sebuah Bank, sangat tergantung dari skala Bank tersebut. Untuk
Bank yang besar, maka SOP yang dipunyai minimal sama dengan jumlah unit bisnis
yang mengelola penyaluran dana di Bank tersebut. Misal: SOP tentang bisnis
mikro, SOP bisnis retail, SOP bisnis korporasi, SOP unit Treasury
dan Internasional, SOP tentang Consumers loan, SOP tentang unit Kartu
Kredit, dan lain-lain.
Peran SOP di Bank, adalah:
- Merupakan Pedoman operasional, berisikan sistim dan prosedur kegiatan operasional .
- Merupakan penjabaran kebijakan secara menyeluruh dari perusahaan, yang disusun untuk mencapai sasaran Business Plan dari perusahaan.
- Untuk menjadi acuan dalam membuat Surat Edaran atau Surat Keputusan Direksi, dalam membuat petunjuk pelaksanaan operasional perusahaan.
- Sebagai acuan yang harus diikuti dalam pelaksanaan Manajemen Risiko.
- Membentuk disiplin pelayanan yang tertib di bidang operasional dengan cara dan sikap yang sama sehingga terbentuk budaya yang sehat sebagai bagian dari profesionalisme perusahaan.
- Menjamin adanya pengawasan yang memadai dalam setiap tahapan proses.
4. Kompetensi apa yang
dimiliki oleh tim counterpart?
SOP dibuat oleh orang-orang yang berada di
perusahaan tersebut, umumnya perusahaan membuat tim, yang terdiri dari berbagai
personil yang mewakili bidang tugas masing-masing untuk menyusun SOP.
Perusahaan dapat meminta bantuan konsultan untuk melakukan penyusunan SOP ini,
namun agar SOP nanti dapat diimplementasikan dengan baik dan sesuai dengan
budaya perusahaan tersebut, maka perusahaan membentuk tim counterpart yang
akan membantu konsultan, melakukan diskusi dengan tim konsultan, dalam rangka
penyusunan SOP tersebut.
Tim yang ditunjuk sebagai counterpart
adalah orang yang benar-benar memahami bisnis dan operasional perusahaan,
membantu konsultan mengidentifikasi masalah, mewakili perusahaan untuk menjamin
agar SOP telah dibuat sesuai dengan tujuan perusahaan perusahaan. Tim counterpart
ini mewakili perusahaan, menjamin agar hasil SOP dapat diimplementasikan oleh
perusahaan.
5. Perlu adanya proses
sosialisasi.
Apabila SOP telah selesai dibuat, harus
disosialisasikan kepada seluruh jajaran karyawan, agar seluruh prosedur yang
telah ditetapkan dalam SOP dapat dilaksanakan dengan baik di lapangan. Lamanya
proses sosialisasi tergantung dari skala perusahaan. Dalam hal perusahaan skala
besar, maka perusahaan dapat meminta bantuan konsultan yang membuat SOP, untuk
melakukan sosialisasi.
SOP ini sangat perlu, baik untuk
perusahaan besar maupun kecil. Bahkan sebuah warung soto dipinggir jalanpun
mempunyai acuan, agar setiap karyawan yang membantu kelancaran penjualan warung
soto tersebut, mengetahui langkah apa saja yang diperlukan agar warung soto
dapat berjalan lancar, mengetahui peran dan tanggung jawabnya. Dengan SOP
ini pemilik usaha dapat memantau usaha nya, mengetahui tanda-tanda dini jika
terjadi permasalahan, sehingga dapat diatasi, tanpa mengorbankan kelangsungan
hidup warung soto tersebut. Tentu saja yang dimaksud SOP warung soto ini
dibuat sangat sederhana, memudahkan pelaksanaannya, serta fleksibel.
Sumber Bacaan:
- Suryono Ekotama. “Cara Gampang Bikin Standard Operating Procedure”. Media Pressindo: Yogyakarta, 2011.
- Pengalaman penulis dalam membantu membuat SOP.