Mengelola Event Organizer

Sebelum siapapun membaca tulisan berikut ini, harap dipahami ya bahwa yang Anda baca adalah bentuknya berita dan bukan saya, ika maya susanti yang menulis blog ini sebagai pemilik EO-nya. Yang memiliki usaha EO adalah Silvia Hilda orang yang saya wawancarai. Terimakasih sudah mengunjungi blog ini dan semoga tulisan berikut ini bermanfaat bagi para pembaca sekalian.

Yang Dijual Adalah Kreatifitas

Jika Anda ingin memiliki side job atau pekerjaan sampingan bahkan bisa menghasilkan pemasukan yang lumayan dan bisa dikerjakan di rumah, coba saja berkenalan dengan sebuah usaha yang biasa disebut dengan event organizer atau EO.

Dari namanya saja sudah bisa ditebak, usaha ini memang memanajeri penyelenggaraan sebuah even. Dan jika Anda memiliki banyak relasi atau kenalan, suka kegiatan yang banyak berhubungan dengan orang, serta sering memiliki ide-ide kreatif, mungkin Anda salah satunya orang yang berbakat untuk mengelelola sebuah EO.

Di Kepulauan Riau atau khususnya di Batam ini, EO baru pun makin banyak yang bermunculan dari hari ke hari. Apalagi, peluang di bidang ini begitu menjanjikan serta banyak pula yang membutuhkan jasanya.

“Saya rasa masih banyak peluangnya. Apalagi dengan adanya SEZ serta daerah kita yang menjadi gerbang pariwisata. Belum lagi masyarakat Batam ini juga tergolong konsumtif,” ujar Silvia Hilda, pemilik Silhouette Models Agency yang kini juga menggarap event organizer.

Meski masih banyakpeluang, tepat saja, untuk bisa memiliki dan mengelola EO yang dapat dipercaya terus menerus oleh klien, tentu saja ada beberapa hal yang perlu dimiliki. Dan yang utama menurut Silvi adalah kreatifitas, itulah bahan jualan dari EO.

Misalnya jika dipercaya oleh sebuah klien untuk mempromosikan produknya, maka sebuah EO harus memikirkan bagaimana mengemas acara sesuai dengan permintaan klien. Selain itu, pikirkan juga bagaimana selera pengunjung yang akan menjadi calon konsumen.

Sebuah EO juga harus berani mengajukan sebuah ide baru yang kreatif dan berbeda. Jika itu bisa diterima oleh klien serta sukses, tentunya kemungkinan besar EO ini pun akan dipercaya untuk memegang even-even berikutnya dan bahkan even dari klien baru lainnya. (ika)

Perlunya Memiliki Database

Dalam mengelola EO, memiliki database itu bisa berarti penting maknanya. Dan itulah yangditerapkan oleh Silvi dlam mengelola EO-nya. “Setidaknya kalau saya perlu memiliki database daftar peserta, sponsor, dan klien itu sendiri,” ujarnya.

Silvi memisalkan, seringnya pihak klien yang mendadak menghubunginya, maka database inilah yang menjadi andalannya. “Misalnya kalau mau mengadakan acara lomba. Terus kita baru beberapa hari saja diminta. Maka peserta dari lomba yang dulu-dulu itu yang kita hubungi. Bayangkan kalau mendadak begitu, kapan kita sempat membuka pendaftaran,” ujarnya.

Hal itu menurut Silvi bisa terjadi kesibukan dari klien sendiri praacara berlangsung. Sehingga jika nantinya Anda berkecimpung di dunia EO, jangan kaget jika tiba-tiba Anda diminta untuk membuat sebuah acara dan diminta untuk mengemasnya dalam tempo waktu hitungan hari saja.

Demikian juga pentingnya database sponsor. Terkadang pihak pemakai jasa EO juga telah memiliki sponsor-sponsor tertentu. Tapi tidak menutup kemungkinan, acara bisa makin sukses dengan kehadiran sponsor tambahan. Jika ini dimiliki, akan menjadi nilai plus bagi EO itu sendiri. (ika)

Bekerja Tim dengan Para Model

Tahun 2000, Silvia Hilda mendirikan sebuah agency model yang kemudian diberinya nama, Silhouette Models. “Awalnya diminta ngisi acara-acara. Tapi terus sekalian diminta untuk mengemas acara. Akhirnya karena kepercayaan klien yang melihat bagaimana kita mengemas ide, tahun 2001 sekalian membuat event orginizer,” jelas Silvi.

Beberapa klien pun datang dari bidang yang berbeda-beda. Mulai dari bidang properti, telekomunikasi, dipercaya untuk menggarap seminar pendidikan, even otomotif, alat-alat kesehatan, hingga klien di bidang penerbangan.

“Awalnya saya dulu waktu di Semarang memegang posisi assisten manager sebuah produk kecantikan. Peran saya juga terkadang menuntut saya untuk mempromosikan produk,. Dari situlah saya jadi mengenal bagaimana mempromosikan sesuatu lewat kegiatan,” cerita Silvi.

Wanita yang mengaku tidak ingin main-main dalam menggarap EO ini pun sampai mengikuti beberapa kursus bagaimana mengelola EO sewaktu di Jakarta. Dan ketika berada di Batam, untuk membantu kesuksesan EO-nya, Silvi juga menjalin hubungan dengan para EO lainnya.

“Jadi kalau ada acara dan saya kewalahan atau mungkin ada tawaran yang itu bukan bidang saya, saya akan hubungi rekan EO yang lain untuk membantu atau menangani,” imbuh Silvi.

Nama Silhouette sendiri akhirnya banyak dipakai oleh para kliennya berkat informasi rekomendasi dari mulut ke mulut. Rekomndasi ini pun tak hanya berasal dari klien asal Batam yang membutuhkan jasanya. Bahkan jika ada produk nasional yang ingin menyelenggarakan acara seperti dari perancang Ramli atau Rudi Hadisuwarno, mereka mempercayakan nama Silhouette untuk menggarapnya.

Sedangkan untuk menyikapi persaingan, Silvi mengaku justru tidak ingn terjebak kepada sikap menjelek-jelekkan EO lain. “Kalau kita nggak dipercaya, ya kita mesti belajar dan bukan menjelek-jelekkan EO lain,” ujarnya diplomatis.

Untuk menggarap semua itu, tentunya proses kreatiflah yang dibutuhkan untuk mengemas acara sesuai dengan permintaan. Tentunya disesuaikan juga dengan tujuan yaitu segmen yang akan dibidik.

Dalam pelaksanaannya, Silvi pun bekerja bersama timnya yang kebanyakan berasal dari para modelnya sendiri. “Mereka selain belajar modelling di sini, juga jadi bisa belajar tentang mengelelola sebuah acara. Dan mereka juga bisa mendapatkan uang kok dari kegiatan tersebut,” ujar Silvi.

Wanita asal Semarang ini pun memiliki tolak ukur kesuksesan atas kerja timnya. Jika acara yang dikemasnya banyak dikunjungi orang, acara lancar, serta dapat mencapai target yang diinginkan, maka kepuasan pun bisa diraihnya. “Puas itu apabila klien mencapai target,” imbuhnya. (ika)

Tips Jika Ingin Terjun Di Bidang EO:

Saat ditanya tentang apa saja yang bisa dijalani bagi mereka yang ingin terjun di dunia EO, Silvi memberikan beberapa tips ringkas berikut ini:

1. Miliki spesifikasi tertentu. Jika sudah ditetapkan, pelajari seluk beluknya. Di jakarta sendiri, kerap diadakan beberapa kursus singkat tentang bagaimana mengelola EO. Sedangkan di Singapura, ada sekolah khusus dengan pendidikan jurusan semacam ini.

2. Kumpulkan beberapa orang untuk membuat tim khusus. Mereka inilah nantinya yang akan mengerjakan beberapa tugas dengan bagian-bagian tersendiri.

3. Atur atau manajemeni dengan baik dan profesional.

4. Jangan takut untuk mewujudkan ide gila yang inovatif tapi bisa diterima masyarakat. Sebisa mungkin, hindari penawaran ide yang monoton. Usahakan munculkan ide tema acara yang menarik dan berbeda.

5. Tentukan segmen yang akan dibidik. Apakah masyarakat umum, ataukah kelas tertentu seperti kalangan menengah ke atas.

6. Miliki jaringan relasi sponsor. Terkadang pihak pemakai jasa EO juga telah memiliki sponsor-sponsor tertentu. Tapi tidak menutup kemungkinan, acara bisa makin sukses dengan kehadiran sponsor tambahan. Jika ini dimiliki, akan menjadi nilai plus bagi EO itu sendiri.

7. Harus bisa memanejemen emosi. Kerja EO apalagi jika makin dekat dengan hari H penyelenggaraan acara, biasanya amat rentan bersinggungan emosi antara personel EO itu sendiri. Cermati dan miliki kemampuan untuk memanajemen emosi di saat-saat seperti ini.

8. Untuk mereka yang baru terjun, utamakan kualitas dan bukan profit. Jika klien sudah membuktikan kualitas dari kerja sebuah EO, maka di kesempatan lain, EO ini pun akan digunakan lagi jasanya. Selain itu, pihak lain yang telah mendengar kelebihan EO ini pun akan bisa berkemungkinan menjadi klien baru.

9. Coba juga terjun ke kegiatan sosial. (ika)